Ein Leitfaden zur SantExpo für Erstaussteller
Die SantExpo ist die jährliche Veranstaltung des französischen Krankenhaus- und Sozialpflegesektors, organisiert von der Fédération Hospitalière de France, wobei GL Events die Ausstellerseite betreut. Die Ausgabe 2027 findet von Dienstag, 25. bis Donnerstag, 27. Mai in der Paris Expo Porte de Versailles statt, in Halle 1. Geöffnet ist täglich ab 09:00 Uhr, bis 18:00 Uhr am Dienstag und Mittwoch und bis 17:00 Uhr am Donnerstag. Der Eintritt ist für Fachbesucher kostenlos, erfordert aber eine vorherige Registrierung, und der Ausweis ist personalisiert.
Parallel zur Ausstellungsfläche läuft ein umfangreiches Programm: FHF-Konferenzen und Agoras, Expertenrouten, thematische Villages, Start-up-Pitches und die Innovationstrophäen. Für einen großen Teil des Publikums ist dieses Programm der Grund der Anreise, und den Stand darum herum statt dagegen zu planen ist das Nützlichste, was ein Erstaussteller tun kann.
Auf der SantExpo kehrt sich das Verhältnis von Präsentation und Gespräch um
Auf den meisten Messeflächen ist der Stand ein Schaufenster. Man maximiert die Front, zieht Menschen aus dem Gang, führt ein Gespräch im Stehen, erfasst einen Kontakt, und das Geschäft entsteht später woanders. Dieses Modell ist für Einkäufer gebaut, die selbst entscheiden oder zumindest aus eigener Befugnis empfehlen können.
Die SantExpo ist das nicht. Ein französisches öffentliches Krankenhaus beschafft über ein Vergabeverfahren: schriftliches Leistungsverzeichnis, veröffentlichte Prozedur, Bewertungsraster, Vergabekommission. Niemand auf dieser Fläche kann Ihnen einen Auftrag geben, und alle wissen das. Was sie können — und weswegen sie gekommen sind: den Anbieter treffen, sich das Produkt in Ruhe ansehen, die unangenehmen Fragen unter vier Augen stellen und mit Material weggehen, das belastbar genug für eine Kommission ist.
Damit dreht sich die Gestaltungsaufgabe um. Die Front zählt weiterhin, aber als Filter und nicht als Trichter: Sie sollte dem falschen Besucher ebenso wirksam sagen, dass er weitergehen kann, wie sie dem richtigen sagt, dass er stehen bleiben soll. Die Fläche, die auf einem kommerziellen Stand in die Präsentation ginge, geht hier in Sitzkapazität — Tisch, Stühle, Ablage und, wenn das Budget es hergibt, eine Tür. Ab 24 m² würden wir fast immer zum geschlossenen Raum statt zu größerer offener Präsentation raten, denn ein Beschaffungsgespräch mitten im Gang ist ein Gespräch vor dem Personal Ihres Wettbewerbers.
Die praktische Planungsmethode ist einfach. Schätzen Sie, wie viele Gespräche Sie über die drei Tage führen wollen, teilen Sie durch die rund achtzehn tatsächlich nutzbaren Stunden, die nach Abzug der Konferenzspitzen bleiben, und Sie haben die Zahl der gleichzeitig benötigten Sitzplätze. Zwei Plätze sind das realistische Minimum für jeden, der diese Messe ernst nimmt. Bei vier landen mittelgroße Hersteller meistens. Die Präsentation entsteht aus dem, was übrig bleibt, nicht umgekehrt.
Wer auf der SantExpo ausstellt und wer am Ende unterschreibt
Die Ausstellerseite reicht von Krankenhausausstattung und Medizinprodukten über Krankenhausinformationssysteme und Gesundheitssoftware, Bau und Ausbau von Pflegeeinrichtungen, Mobiliar, Logistik und Sterilisation bis zu Lösungen für Sozialpflege und Altenhilfe, Versicherern und Finanzierern sowie den öffentlichen Trägern und Fachverbänden, die das Ganze umgeben. Start-ups belegen über die Innovationsbereiche des Veranstalters einen sichtbaren Anteil der Fläche.
Die Besucherseite unterscheidet die SantExpo am deutlichsten von einer kommerziellen Gesundheitsmesse. Klinikgeschäftsführungen und ihre Leitungsteams, Ingenieure aus Medizintechnik und technischem Dienst, IT-Leitungen, Einkaufsleitungen, Leitungen von Sozialpflegeeinrichtungen, regionale Gesundheitsbehörden und öffentliche Einkaufsgemeinschaften. Das sind institutionelle Rollen in institutionellen Budgets, und Ihr Gegenüber baut sehr oft eine Begründung auf, statt einen Kauf zu tätigen.
Das hat unmittelbare Folgen dafür, was an die Wand gehört. Zertifizierungen und Konformitätskennzeichen, Listung über eine öffentliche Einkaufsgemeinschaft, bestehende Rahmenverträge, französische Fertigung oder Montage, wo sie wirklich zutrifft, Interoperabilität mit den Systemen, die ein französisches Krankenhaus ohnehin betreibt, und Gesamtkosten über eine realistische Nutzungsdauer — das sind die Angaben, die es bis in eine Vergabeakte schaffen. Ein Produktfoto und ein Slogan nicht. Dass der Veranstalter einen eigenen Bereich Made in France unterhält, ist ein fairer Hinweis darauf, wie oft genau diese Frage hier gestellt wird.
Standgröße: 9, 18, 24 und 48 Quadratmeter, gemessen in Sitzplätzen
Neun Quadratmeter geben Ihnen einen Tresen, eine Rückwand und Gespräche im Stehen. Das ist die richtige Größe für einen Verband, einen regionalen Dienstleister oder einen Erstaussteller, der prüft, ob das Publikum wirklich seines ist. Was auf neun nicht geht: jemanden hinsetzen — und auf dieser Fläche ist das eine echte Einschränkung, keine stilistische.
Achtzehn Quadratmeter sind die erste Größe, auf der ein Sitzplatz passt, ohne die Präsentation zu zerstören. Ein Tisch, zwei oder drei Stühle, ein Tresen und eine Rückwand. Hier landen die meisten ersten ernsthaften SantExpo-Stände, und das funktioniert, sofern Sie akzeptieren, dass Gespräche offen und hörbar sind.
Vierundzwanzig ist die Schwelle für einen geschlossenen Raum. Sie verlieren Präsentationsfläche an Wände, und der Stand wirkt kleiner als ein offener Bau gleicher Größe — dafür bekommen Sie ein vertrauliches Gespräch, und genau dafür ist das Publikum gekommen. Wenn Sie etwas verkaufen, an dem eine Ausschreibung hängt, würden wir jedes Mal den Raum der Front vorziehen.
Auf 48 m² lassen sich zwei geschlossene Räume betreiben, oder ein Raum plus eine ordentliche Vorführposition, und trotzdem bleibt Personal am Gang frei. Das ist die Größe, ab der ein Stand keine Warteschlange mehr erzeugt. Ab 80 m² schafft ein zweistöckiger Bau zusätzliche Gesprächskapazität im Obergeschoss, ohne die Erdgeschossfläche aufzuzehren — das passt zu Einkaufsgemeinschaften und Gemeinschaftsständen, die mehrere Partner unter einer Identität beherbergen.
Was ein SantExpo-Stand nach Größe kostet
Die Spannen unten verstehen sich komplett für Design, Fertigung, französische Grafik, Straßentransport, Auf- und Abbau. Nicht enthalten sind die Standflächenmiete, die Sie an den Veranstalter zahlen, sowie Strom-, Netzwerk- und Riggingbestellungen über das Serviceportal.
- 9 m² modular: 4.100–8.700 €
- 18 m² modular mit einem offenen Sitzplatz: 4.800–10.100 €
- 24 m² individuell mit geschlossenem Besprechungsraum: 11.500–15.000 €
- 30 m² individuell mit Raum und Vorführposition: 15.000–19.000 €
- 48 m² individuell mit zwei geschlossenen Räumen: 19.000–26.000 €
- 80 m² Premium oder zweistöckig: 34.000–48.000 €
Häufige Fehler, nach Häufigkeit geordnet
Der häufigste ist, für die Front zu planen und am ersten Tag festzustellen, dass es keinen Ort für ein Gespräch gibt — ein Fehler, der vor Ort nicht mehr behoben werden kann und den eigentlichen Zweck der Messe kostet. Der zweite ist, den Stand für ein französisches öffentliches Publikum auf Englisch oder Deutsch zu bauen. Der dritte ist, kostenlosen Eintritt mit kostenloser qualifizierter Frequenz zu verwechseln und Personal zum Begrüßen statt zum Sortieren einzuteilen. Der vierte ist, die Wand mit Nutzenargumenten zu füllen, während der Besucher die Zertifizierungs- und Listungsangaben braucht, die es in eine Vergabeakte schaffen. Der fünfte ist, so zu planen, als seien die Gänge gleichmäßig belebt, während das Konferenzprogramm sie in einem vorhersehbaren Rhythmus leert und wieder füllt. Jeder dieser Punkte wird in der Designphase geklärt oder gar nicht.
Es gibt einen sechsten, der weniger mit dem Stand als mit der Nachbereitung zu tun hat: ohne ein Verfahren anzureisen, um festzuhalten, was in einem Gespräch vereinbart wurde. Ein Beschaffungsgespräch erzeugt Aufgaben — Leistungsverzeichnis schicken, Rahmenvertragsnummer bestätigen, Besichtigung vereinbaren — und wenn die auf der Rückseite eines Ausweises stehen, sind sie im Juni verschwunden.
So fangen Sie an
Schicken Sie uns Ihre Standgröße, Ihre Hallen- und Standnummer, sobald der Veranstalter sie vergeben hat, und die eine Zahl, die das Design stärker prägt als jede andere: wie viele Gespräche im Sitzen gleichzeitig möglich sein sollen. Sagen Sie uns, ob diese Gespräche vertraulich sein müssen. Wenn ein Produkt eine Vorführposition braucht, schicken Sie auch Maße und Anschlussleistung.
Sie bekommen ein 3D-Design und ein vollständig aufgeschlüsseltes Komplettangebot zurück, kostenlos und unverbindlich. Passt Ihre Anforderung nicht auf die gebuchte Fläche, sagen wir das in dieser Phase und nicht erst nach der Freigabe der Zeichnungen.
Weil die SantExpo jeden Mai in dieselbe Halle zurückkehrt, ist ein wiederverwendbarer Systemrahmen hier eine besonders sinnvolle Anschaffung — die Struktur bleibt zwischen den Ausgaben in unserem Frankfurter Lager, und das Folgejahr kostet eine Grafikauffrischung und eine Fahrt statt eines Neubaus. Unsere modularen Messestände sind genau dafür gebaut.
