Praxisleitfaden für das Ausstellen auf dem ESPE-Kongress
Die ESPE-Jahrestagung ist der jährliche Kongress der European Society for Paediatric Endocrinology, der Fachgesellschaft für Ärztinnen, Ärzte und Forschende, die zu endokrinen Erkrankungen bei Kindern und Jugendlichen arbeiten — Wachstum, Pubertät, Schilddrüse, Nebenniere und pädiatrischer Diabetes unter anderem. Die 65. Tagung läuft von Donnerstag, 29. April, bis Samstag, 1. Mai 2027 in den Gothia Towers in Göteborg, Schweden, dem Hotel- und Kongresskomplex neben dem Messe- und Kongresszentrum Svenska Mässan am Korsvägen. Sie folgt auf die 64. Tagung, die vom 8. bis 10. September 2026 im Marseille Chanot, dem Palais des Congrès et des Expositions in Marseille, stattfand.
Dieser Leitfaden ist um die zwei Dinge herum geschrieben, die ESPE in der Planung wirklich besonders machen: Die Tagung zieht um, und sie ist klein. Beides ist kein Vorwurf. Beides muss aber in Budget und Design Platz bekommen, und die meisten Ratgeber zu Ständen auf Medizinkongressen setzen jeweils das Gegenteil voraus.
Wo ESPE stattfindet und warum der Ort wechselt
ESPE hat keinen festen Standort. Die jüngere Rotation führt von Den Haag im September 2023 über Liverpool im November 2024 und Kopenhagen im Mai 2025 nach Marseille im September 2026 und Göteborg Ende April 2027. Für jede Ausgabe wird im Gastgeberland eine lokale Organisationsleitung benannt — für Göteborg übernehmen das Jovanna Dahlgren und Lars Sävendahl, neben Peter Kühnen als Vorsitzendem des Programmkomitees.
Die Rotation ist für eine europäische Fachgesellschaft üblich und verteilt den Reiseaufwand fair über die Mitgliedschaft. Für einen Aussteller bedeutet sie, dass kein Ortswissen übertragbar ist. Deckenhöhen, Traversenfreigaben, die Anlieferung, das Bestellformular für Strom, der Spediteur und die Sprache auf den Unterlagen werden jedes Jahr neu gesetzt. Übertragbar sind allein Ihr Stand, Ihre Grafik und das Gedächtnis Ihres Dienstleisters — was dafür spricht, alle drei konstant zu halten, statt den Bau jährlich neu auszuschreiben.
Daraus folgt auch: Die Formulierung »der ESPE-Veranstaltungsort« ist für sich genommen sinnlos. Wenn eine Anbieterseite selbstbewusst über das Hallenlayout schreibt, ohne die Ausgabe zu nennen, beschreibt sie ein Gebäude, in das ESPE womöglich nie zurückkehrt.
Das Acht-Monats-Jahr: Marseille 2026 bis Göteborg 2027
Das ist der nützlichste Punkt auf dieser Seite. Die 64. Tagung endete am 10. September 2026, die 65. beginnt am 29. April 2027. Der Abstand liegt unter acht Monaten, nicht bei den zwölf, die ein Jahreskongress nahelegt und die praktisch jedes Ausstellerbudget unterstellt.
Betrachtet man den Monat über die jüngeren Ausgaben, ist das Muster, dass es kein Muster gibt: September, November, Mai, September, Ende April. Es gibt keinen festen Termin. Wer im Herbst einen Stand bucht und sich »nächstes Jahr um dieselbe Zeit« notiert, erlebt den Design-Stichtag der Folgeausgabe, während der vorige Stand noch im Lager steht.
Die praktische Antwort ist einfach, sobald man das Problem einmal gesehen hat. Beschließen Sie den Wiederverwendungsplan in derselben Sitzung, in der Sie die aktuelle Grafik freigeben. Klären Sie vor dem ersten Bau, ob das Gerüst bleibt, wer es lagert und wer die Lagerung zahlt. Strukturieren Sie die Druckdaten so, dass ein Panelwechsel ein Druckauftrag ist und kein Redesign. So gehandhabt kostet die zweite Ausgabe einen Bruchteil der ersten. Wie üblich gehandhabt kostet sie dasselbe, weil nichts für eine Rückkehr entworfen wurde.
Wer bei ESPE ausstellt und wofür die Fläche wirklich da ist
Der Veranstalter veröffentlicht seine Industriepartner und die Ausstellerliste offen, und ein genauer Blick lohnt sich, bevor Sie eine Fläche wählen. Die Sponsorenstufen sind von endokrinologischen Unternehmen und Anbietern im Bereich seltener Erkrankungen besetzt. Die Ausstellerliste daneben besteht überwiegend aus einer ganz anderen Art von Organisation: wissenschaftliche Fachgesellschaften und internationale pädiatrisch-endokrinologische Verbände, europäische Referenznetzwerke, Patienten- und Familienstiftungen, klinische Register, Software zur Wachstumsmessung und medizinische Fachverlage.
Diese Mischung sagt Ihnen, wofür die Fläche da ist. Sie ist eine Informations- und Gesprächsumgebung, die an ein wissenschaftliches Programm angehängt ist, kein Produktmarkt. Teilnehmende kommen aus einer Sitzung, wollen eine konkrete Frage mit jemandem klären, der die Antwort kennt, und mit Material weggehen, das sie im Zug lesen können. Was hier funktioniert, ist auf ein sitzendes Gespräch und eine gut sortierte Materialwand gebaut. Was scheitert, ist auf das Abgreifen von Laufkundschaft gebaut — eine Strategie für eine Fläche mit dem Zehnfachen an Verkehr.
In Marseille lag die Ausstellung räumlich getrennt von den Kongresssälen, im Palais des Événements im Parc Chanot; wie sie sich in Göteborg auf die Gothia Towers und das angrenzende Messezentrum verteilt, muss der Hallenplan des Veranstalters zeigen. Was getrennt liegt, muss den Weg wert sein — ein weiteres Argument dafür, in die Qualität der Fläche zu investieren statt in ihre Menge.
Die Zahl, die Sie nicht übernehmen sollten
Eine Zahl kursiert im Zusammenhang mit ESPE breit, und sie gehört nicht auf diese Tagung angewendet. 2025 veranstaltete ESPE in Kopenhagen einen einmaligen gemeinsamen Kongress mit der European Society of Endocrinology, und die dafür veröffentlichte Teilnehmererwartung umfasste beide Gesellschaften zusammen — pädiatrische und Erwachsenen-Endokrinologie in einer Halle.
Es war eine gemeinsame Zahl für einen gemeinsamen Kongress. Sie ist keine Größenschätzung für eine eigenständige ESPE-Tagung, und 2026 wie 2027 sind wieder eigenständige Tagungen. Wer Standgröße oder Personalplan daran ausrichtet, baut und besetzt zu groß und hat für beides bezahlt.
Wir setzen an ihre Stelle keine eigene Teilnehmer- oder Ausstellerzahl auf diese Seite. Die ehrliche Lage ist, dass der Veranstalter für die aktuelle Ausgabe keine Schlagzeilenzahl in der Art einer großen kommerziellen Fachmesse veröffentlicht, und eine plausibel klingende zu erfinden ist schlechter, als die Lücke stehen zu lassen. Wenn Sie für einen internen Business Case eine Zahl brauchen, fragen Sie ESPE direkt — das Ausstellungsteam nennt Ihnen die aktuelle, und die stimmt dann auch.
Compliance und was sie mit einem Standdesign macht
ESPE erklärt auf der eigenen Sponsoren- und Ausstellerseite, dass die Tagung als konform mit dem MedTech Europe Code of Ethical Business Practice und dem EFPIA Code of Practice eingestuft wurde. Wer hier ausstellt, steht innerhalb dieser Einstufung.
Gestalterisch ist das konkret. Werbeartikel und Giveaways entfallen, und mit ihnen der Tresen, über den sie ausgegeben werden sollten. Verlosungen, Gewinnspiele und Unterhaltung entfallen. Bewirtung beschränkt sich auf das, was die Kodizes zulassen, nicht auf das, was die Cateringkarte hergibt. Alles, was eher als Anreiz denn als Informationsaustausch gelesen werden könnte, muss begründbar sein, und der sicherste Test ist, ob Sie den Gegenstand einer Compliance-Stelle schriftlich erklären würden.
Die pädiatrische Ausrichtung fügt eine Ebene hinzu, die leicht unterschätzt wird. Bildmaterial mit Kindern ist heikel — Einwilligung, Würde und die Frage, wie ein klinisches Publikum es liest. Gehen Sie davon aus, dass jedes Bild freigegeben werden muss, dass diese Prüfung länger dauert als eine übliche Marketingfreigabe, und planen Sie die Zeit ein, statt sie in der Woche des Drucktermins zu entdecken.
Nichts davon macht einen ESPE-Stand schwieriger. Es macht ihn zu einem anderen Stand. Die Fläche, die an Warenpräsentation gegangen wäre, geht an Sitzplätze und Material. Dort lag auf dieser Fläche ohnehin der Wert.
Was ein ESPE-Stand nach Größe kostet
Unten steht die indikative europäische Marktspanne für einen modularen Bau nach Größe, einschließlich Konstruktion, Grafik, Fracht, Auf- und Abbau. Es ist eine Marktspanne, kein Angebot; die Position innerhalb der Spanne hängt von Grafikfläche, Beleuchtung, Lager und der Entfernung der Gastgeberstadt von Frankfurt ab.
- 9 m² modular: 4.100–8.700 €
- 18 m² modular: 4.800–10.100 €
- 24 m² modular: 11.500–15.000 €
- 30 m² modular: 15.000–19.000 €
- 45 m² modular: 18.300–24.800 €
- 60 m² modular: 34.000–44.000 €
Marseille lag 2026 rund tausend Kilometer von unserer Frankfurter Werkstatt entfernt; Göteborg liegt noch weiter, und die Route führt per Fähre oder Brücke nach Skandinavien, weshalb die Fracht im oberen Teil der Spanne liegt — und genau deshalb verändert ein Gerüst, das zu zwei Ausgaben statt zu einer fährt, die Rechnung so deutlich. Der zweite Einsatz trägt Fracht und Druck. Er trägt keinen Neubau.
Einmal bauen, dreimal ausstellen
Im Kalender 2026/2027 liegt für alle, die in diesem Fachgebiet aktiv sind, eine ungewöhnliche Gelegenheit. Die 64. Tagung war im September 2026 in Marseille. Die 65. ist Ende April 2027 in Göteborg. Und im September 2027 findet die 12. International Meeting of Pediatric Endocrinology statt — die weltweite Tagung, die ESPE gemeinsam mit den amerikanischen, australasiatischen, asiatisch-pazifischen, afrikanischen, japanischen und lateinamerikanischen Fachgesellschaften ausrichtet — im Pacifico Yokohama North in Japan.
Wer in Marseille ausgestellt hat, kommt so auf drei Auftritte in rund zwölfeinhalb Monaten auf zwei Kontinenten. Als drei getrennte Projekte behandelt sind es drei Bauten, drei Designzyklen und drei Grafiksätze. Als ein Programm behandelt sind es ein Gerüst, drei Grafiksätze und drei Transporte, von denen nur der nach Yokohama See- oder Luftfracht und einen eigenen Zollvorgang braucht.
Wir tun nicht so, als sei die japanische Etappe eine Lkw-Fahrt. Sie ist es nicht, und wenn diese Ausgabe auf Ihrem Plan steht, braucht sie früh ein eigenes Gespräch. Das europäische Paar ist dagegen schlicht ein einziges Projekt — liegt das Marseille-Gerüst im Lager, ist Göteborg ein Grafik- und Frachtauftrag —, und es als solches zu behandeln ist der Unterschied zwischen zwei vollen Budgets und etwa eineinhalb.
Häufige Fehler, nach Häufigkeit sortiert
Von zwölf Monaten Abstand ausgehen. Oben behandelt, und mit Abstand der häufigste Fehler.
Die Sponsoring-Unterlagen zurückschicken und annehmen, die Hallenleistungen seien damit abgedeckt. Sie sind getrennt, kommen von einer anderen Organisation in einem anderen Land, und ihre Frist liegt meist früher als erwartet.
Einen geschlossenen Besprechungsraum planen. Selbst im kühlen Göteborger Frühling machen Bildschirme und ein voller Tisch ihn binnen einer Stunde unangenehm, und Gespräche werden abgekürzt.
An einem Großkongress-Maßstab planen. Dies ist eine kleine Spezialfläche, und ein Stand im Maßstab eines Medizintechnik- oder Onkologiekongresses wirkt hier nicht seriöser.
Die Bildfreigabe ans Ende schieben. Die Prüfung pädiatrischen Bildmaterials dauert länger als eine übliche Marketingfreigabe und hält am ehesten den Druck auf.
Etwas bauen, das nicht wiederkommen kann. Wenn nichts auf Wiederverwendung ausgelegt ist, arbeitet die Rotation vollständig gegen Sie statt für Sie.
So fangen wir an
Schicken Sie uns die Ausgabe, für die Sie planen, die Fläche, die Ihnen angeboten wurde oder die Sie erwägen, und was auf dem Stand passieren muss — wie viele vertrauliche Gespräche gleichzeitig, ob Sie eine Industriesitzung ausrichten oder unterstützen, und welches gedruckte Material Sie mitbringen. Wenn Sie einen Marseille-Stand nach Göteborg zurückholen oder Göteborg und Yokohama zusammen betrachten, sagen Sie es an dieser Stelle und nicht später, denn es verändert das Gerüst, das wir vorschlagen.
Sie erhalten ein 3D-Design und einen festen Komplettpreis, bevor Sie sich zu irgendetwas verpflichten. Wenn wir finden, dass Sie weniger Fläche nehmen sollten als erwogen, sagen wir das in dieser ersten Antwort, statt Ihnen den größeren Stand anzubieten.
Weil ESPE jedes Jahr die Stadt wechselt, rechnet sich ein wiederverwendbares Systemgerüst hier schneller als auf einer ortsfesten Messe — die zweite Ausgabe kostet Grafik und Fracht statt eines Neubaus. Unsere modularen Messestände sind genau für dieses Muster wiederholter Einsätze gebaut.
