ESMO Congress: Messebauer in Madrid, Spanien

Der ESMO Congress 2026 läuft vom 23. bis 27. Oktober 2026 in der IFEMA Madrid, Avda. del Partenón 5, Madrid. Veranstalter ist die European Society for Medical Oncology; der Kongress findet jährlich in einer wechselnden europäischen Gastgeberstadt statt — 2023 Madrid, 2024 Barcelona und 2026 erneut Madrid.

Ab 4.500 € für einen kleinen modularen Stand bis rund 48.000 € für einen großen Premium- oder Doppelstöcker-Bau. Die meisten ESMO-Aussteller liegen in den Bereichen Custom und Premium, weil die Stände hier groß und besprechungsorientiert sind: Ein 24-m²-Custom-Stand mit einem geschlossenen Besprechungsraum kostet typisch 11.500–15.000 €, ein Doppelstöcker ab 80 m² mit Hospitality beginnt bei rund 34.000 €. Jede Zahl enthält die Straßenfracht nach Madrid, ausgewiesen als Position.

Drei Dinge. Die Standflächenmiete, die zwischen Ihnen und der ESMO liegt. Die Strom-, Rigging-, Reinigungs- und Abfallbestellungen bei der IFEMA. Und Hospitality — Catering, Getränke und Hostessen- oder Agenturpersonal während der Messe, bestellt über die zugelassenen Lieferanten des Veranstaltungsorts.

Ja, und das ist die Frage, die Leute überrascht. ESMO-Stände gehören zu den größten im medizinischen Kalender, sodass statische Freigabe, Rigging-Genehmigung und ein langer Straßenfracht-Slot nach Spanien alle weit vor dem Aufbau gebucht werden müssen — früher, als das Design selbst finalisiert wird. Für einen großen oder Doppelstöcker-Stand beginnen Sie vier bis fünf Monate vorher. Ein kleiner modularer Stand geht schneller, aber selbst dann setzt der Madrider Frachtslot den frühesten sinnvollen Start.

Die ESMO rotiert ihre Gastgeberstadt fast jedes Jahr. Jeder Veranstaltungsort — IFEMA Madrid, Fira Barcelona und andere — hat eigene Hallen, Deckenhöhen, Rigging-Regeln, Dienstleisterliste und Servicefristen, sodass sich nichts automatisch überträgt. Wir planen Design, Rigging und Fracht neu für das aktuelle Gebäude, statt die Annahmen des Vorjahres wiederzuverwenden.

Ja, und sie sind hier üblich. Ein Doppelstöcker ergänzt Besprechungs- und Hospitality-Kapazität im Obergeschoss, ohne die Erdgeschossfläche anzugreifen, die private Gespräche brauchen. Er erfordert die statische Freigabe und Rigging-Genehmigung der IFEMA, die auf eigenen Fristen liegen — deshalb reichen wir diese Zeichnungen früh ein.

Der Stand wird auf unserer eigenen Fläche in Frankfurt gebaut und vormontiert, zur Freigabe fotografiert und dann nach Madrid gefahren — rund 1.900 Kilometer, gut zwei Tage unterwegs. Er bleibt innerhalb der EU, es gibt also keine Zollakte und keine Grenze am Stand selbst. Fracht und Anreise des Teams sind in Ihrem Angebot ausgewiesen.

Nein. Spanien liegt innerhalb der EU, der Stand bewegt sich also als innereuropäische Straßenfracht ohne Zoll. Alles, was Sie von außerhalb der EU einführen — Geräte, Produktmuster, Druckmaterial —, ist eine separate Sache und verbleibt bei Ihnen und Ihrem Frachtführer.

Branchenkodizes — EFPIA und IFPMA auf europäischer Ebene sowie spanische nationale Regeln — legen fest, was gezeigt werden darf, wem und wie Werbung von Medical-Information getrennt wird. Praktisch bedeutet das Zonierung, entschieden in der Entwurfsphase: Wir entwerfen den Medical-Information-Tresen und jeden Werbebereich als getrennte Räume, sodass der fertige Stand durch das Layout konform ist, nicht durch eine Anpassung in letzter Minute.

Ja — Strom, Rigging, Reinigung, Abfall und Crew-Ausweise, alle bei der IFEMA zu den spanischen Fristen eingereicht, die sich von denen eines deutschen Veranstaltungsorts unterscheiden. Wir reichen am Tag der Vertragsunterzeichnung ein, weil die Servicebestellungen früher binden als das Design.

Ja, und die meisten ESMO-Stände sind um sie herum gebaut. Die Zahl der privaten Gespräche, die Sie gleichzeitig führen müssen, bestimmt die Zahl der Räume, die die Grundfläche bestimmt. Wir planen das Verhältnis von geschlossen zu offen vor der Gestaltung, weil auf der ESMO dieses Verhältnis die wichtigste Designentscheidung ist.

Mehr als bei einem Produktdisplay-Stand gleicher Größe, weil Besprechungsräume besetzt sein müssen, während zugleich der Gang bearbeitet wird. Ein 24-m²-Stand mit einem Besprechungsraum braucht typisch drei bis vier Personen; ein großes Flaggschiff mit mehreren Räumen und Hospitality-Bereich braucht ein volles Team. Wir helfen Ihnen, Rollen zum Layout zuzuordnen, sobald die Räume feststehen.

Für eine Messe Ende Oktober sollte ein großer oder Doppelstöcker-Stand bis etwa Juni oder Juli festgelegt sein, weil die Rigging-Zeichnung, die statische Freigabe und der Madrider Frachtslot früher binden als das Design. Ein kleiner modularer Stand hat mehr Spielraum, aber der Frachtslot setzt dennoch die äußere Grenze.

Meist nicht unverändert, weil die Stadt wechselt und der nächste Veranstaltungsort andere Hallen und Regeln hat. Ein maßgeschneiderter Bau passt selten unverändert in ein neues Gebäude. Ein modulares Systemgerüst lässt sich über einen wechselnden Kalender weit besser umkonfigurieren — wir lagern es in Frankfurt und passen es an den nächsten Veranstaltungsort und die nächste Standnummer an.

Die Struktur selbst manchmal. Was sich nicht beschleunigen lässt, sind die Service- und Rigging-Fristen der IFEMA und der Straßenfracht-Slot nach Spanien, der sich schwerer verdichten lässt als eine Inlandsfahrt. Genau das sind die Gründe, einen ESMO-Stand früher zu starten als eine gewöhnliche Messe.

Ja, und wir empfehlen es — besonders bei einem großen Stand. Die Werkstatt liegt etwa fünfzehn Minuten vom Frankfurter Flughafen. Sie sehen den Stand vollständig aufgebaut, prüfen die Besprechungsräume und den Informationstresen gegen Ihren Plan und lernen das Team kennen, bevor etwas nach Madrid verschifft wird.

Wir gestalten den Raum — die Bar, den Kaffeebereich, die Sitzgelegenheiten und den Ablauf. Das Catering selbst wird über die zugelassenen Lieferanten der IFEMA bestellt und ist nicht Teil des Bauangebots. Wir koordinieren beides, damit der Raum bereit ist für das, was Sie servieren.

Vektordateien für Logos und etwaige Zertifizierungszeichen sowie hochauflösende Rasterbilder mit etwa 150 dpi in der Endgröße. Angesichts des internationalen Publikums senden Sie uns die Texte auf Englisch sowie in jeder lokalen Sprache und kennzeichnen Sie alles, was eine Compliance-Freigabe trägt, damit wir es korrekt platzieren.

Ja — CPHI Worldwide, Pharmapack Europe, Vitafoods Europe und andere europäische Pharma- und Medizinveranstaltungen, neben dem breiteren Messekalender. Dasselbe Studio, dieselbe Werkstatt, dasselbe Team, angepasst an die Regeln jedes Veranstaltungsorts.

Senden Sie uns Ihre Standgröße, Ihre Hallen- und Standnummer, falls vorhanden, die Zahl der benötigten geschlossenen Besprechungsräume und ob Sie einen Doppelstöcker möchten. Sie erhalten einen 3D-Entwurf und ein vollständiges detailliertes Angebot — inklusive Straßenfracht nach Madrid als sichtbare Position — innerhalb von 48 Stunden zurück.